Alle Blogs

One way of onboarding!

Heb jij de one way of onboarding al ingericht in je organisatie?
Geschreven door Orchid Hermsen op 31 januari 2019

Vraagstukken rondom ‘one way of onboarding’ krijgen steeds meer aandacht in organisaties. Dat organisaties zich meer bewust worden van het belang van het goed on- en offboarden van medewerkers is terecht. Onderzoek geeft het positieve effect van onboarding aan; een hogere tevredenheid, betere werkprestatie, hogere betrokkenheid, stressvermindering en een lagere intentie om te stoppen. Voldoende redenen om als organisatie aandacht te schenken aan onboarding. En dat gebeurt! Begrippen als pre-boarding, onboarding, re-boarding en offboarding vliegen mij steeds vaker om de oren. Maar wat houdt dat precies in? En hoe komen organisaties tot een ‘one way of onboarding’?

Onboarding met hoofd, hart en handen

Onboarding is niet nieuw. Het woord ‘onboard’ bestaat al jaren, maar heeft in de werkcontext nog maar sinds kort een concretere betekenis gekregen. Zoek je het woord ‘onboarding’ op in een business context, dan vind je de volgende definities

“organizational socialization, refers to the mechanism through which new employees acquire the necessary knowledge, skills, and behaviors in order to become effective organizational members and insiders”

(Bauer & Erdogan, 2011)

en

“a holistic approach combining people, process and technology to optimize the impact a new hire has on the organization with an emphasis on both effectiveness and efficiency”

(Frear, 2007).

Onboarding gaat over het ‘aan boord’ krijgen van nieuwe medewerkers bij je organisatie. De focus bij onboarding ligt op hoofd (kennis), hart (houding) en handen (vaardigheden). Een didactisch uitgangspunt die we vanuit Savant vaak hanteren om invulling te geven aan een leertraject. Maar als we het dan hebben over one way of onboarding, aan welke elementen moet je dan denken? Wat zijn de do’s in een onboarding?

One way of onboarding

Benader je onboarding holistisch, dan bestaat dit, afhankelijk van het carrière pad van de medewerker, uit vier elementen:

PRE-BOARDING

Het pre-boarden van medewerkers start zodra een potentiële medewerker contact heeft met een organisatie. Een nieuwe medewerker voor de organisatie winnen, de welbekende ‘war on talent’ en ervoor zorgen dat de medewerker enthousiast wordt over de organisatie. Pre-boarden betekent dat je als potentiële werkgever aandacht schenkt aan de potentiële werknemer. Een belangrijke stap om de juiste mensen aan je organisatie te binden.

Voorbeeld: geef de potentiële medewerker aandacht door je goed te verdiepen in zijn/haar profiel, zoek nog eens contact tijdens de contractfase of nodig de nieuwe medewerker uit om met het team mee te lunchen, net voordat hij/zij start.

ONBOARDING

Onboarding start zodra de medewerker in dienst komt. De focus ligt in deze fase op het wegwijs maken van medewerkers in de organisatie (socialisatie), maar ook op het aanleren van expertise die nodig is om een effectieve medewerker te worden. Onboarding gaat bijvoorbeeld over de way of working, de culturele waarden en normen die de organisatie belangrijk vindt, de informele omgang met elkaar, de processen en taken die je uitvoert, maar natuurlijk ook waar je lekkerste koffie kunt halen in het gebouw. Een organisatie focust zich hier op het creëren van een juiste fit; tussen de nieuwe medewerker en de organisatie (organization fit), de medewerker en de job (job fit) en de medewerker en de cultuur (cultural fit).

Voorbeeld: wat dacht je van een e-learning waarin de nieuwe medewerker leert over de organisatie, zoals way of working en structuur? Maar denk ook aan een specifieke opleiding, gekoppeld aan je functie.

RE-BOARDING

Hoe houd je medewerkers betrokken bij je organisatie op zowel hoofd, hart én handen? Re-boarding is een manier om dit te doen! Besteed aandacht aan medewerkers die al langer binnen je organisatie werken en zorg dat ze “aan boord” blijven. Gebruik elementen uit de onboardingsfase om informatie op te frissen en te herhalen. Zorg dat mensen re-boarden als je als organisatie te maken krijgt met grote veranderingen, bijvoorbeeld nieuwe processen of een plotselinge groei van het aantal medewerkers. Juist dan is de fit van ervaren medewerkers erg belangrijk.

Voorbeeld: Laat een groep medewerkers (die al langer werkzaam is in de organisatie) deelnemen aan een interactieve workshop, waarin zij met elkaar een proces gaan opfrissen, verkennen of verbeteren.

OFFBOARDING

Als een medewerker de organisatie verlaat, komt offboarding om de hoek kijken. Offboarding gaat niet enkel over het inleveren van een laptop of een sleutel. Het gaat ook over het op een prettige manier verlaten van de organisatie en het team, als een ware ambassadeur, en over het delen en borgen van kennis en vaardigheden in de organisatie. Belangrijk dus om als organisatie aandacht te schenken aan vertrekkende medewerkers. Je krijgt maar één kans om een eerste indruk te maken, maar je krijgt ook één kans om een laatste indruk te maken!

Voorbeeld: al eens gedacht aan een uniforme manier om exit gesprekken te voeren met medewerkers? Welke informatie hoor je graag van (binnenkort) oud medewerkers? Vraag maar raak, voordat ze weg zijn.

Creëer je eigen one way of onboarding

Ben je getriggerd en wil je voor je eigen organisatie ook een one way of onboarding ontwerpen? Ik deel je graag mijn 5 lessons learned uit de onboardingsprojecten die ik de afgelopen jaren heb vormgegeven:

  • Bouw de onboarding journey stap voor stap Medewerkers die nieuw zijn in de organisatie gaan door verschillende fases, oftewel stages of concern. Zo hebben ze eerst behoefte aan informatie over het grotere plaatje en pas in een latere fase hebben ze ruimte en tijd voor de details. De fase waarin ze zitten, bepaalt hun interesse en (leer)behoefte.
  • Geef een helder beeld van de onboarding journey, maak het visueel. Wat is het einddoel? Welk pad gaat de nieuwe medewerker volgen? En welke (leer)activiteiten komt hij/zij daarin allemaal tegen?
  • Een buddy werkt! Nieuwe medewerkers zijn zoekende in een nieuwe organisatie. Koppel een nieuwe medewerker aan een buddy, zodat hij/zij altijd iemand heeft om op terug te vallen. De buddy beantwoordt vragen, geeft (on)gevraagd advies en feedback en kijkt of het goed gaat met de nieuwe medewerker. De nieuwe medewerker kan ondertussen de kunst afkijken bij zijn/haar buddy en zo het vak van dichtbij leren. Zorg dat de buddy dicht bij de nieuwe medewerker staat en zorg dat er geen sprake is van een hiërarchische lijn.
  • Bepaal hoe je in je onboarding ruimte kunt inbouwen voor zowel hoofd (kennis), hart (houding) als handen (vaardigheden). Inventariseer waar nieuwe medewerkers in de eerste maanden behoeften aan hebben en bouw dit in het traject in. Door de focus te leggen op deze drie elementen, bereik je het doel van onboarding; namelijk enerzijds socialisatie in de organisatie en anderzijds dat medewerkers kunnen uitgroeien tot een effectieve medewerker met de juiste kennis en kunde.
  • Speel in op de persoonlijke behoeften door medewerkers de ruimte te geven om eigen keuzes te maken en zo invulling te geven aan hun eigen leerproces op maat. Besef dat niet elke nieuwe medewerker hetzelfde is en dat elke medewerker een andere interesse of behoefte heeft (afhankelijk van de stages of concern). Leeftijd, (werk)ervaring en functie zijn onder andere bepalend voor deze behoefte.

Inspiratie nodig?

Vanuit Savant hebben we voldoende inspiratie voor je hoe je een onboardingstraject ontwerpt en ontwikkelt. Zo ontwikkelden we voor Effectory een onboardingstraject voor projectmanagers. Voor ING ontwikkelden we een driewekelijkse reis, CruisING, waarin nieuwe medewerkers aan de hand van verschillende thema’s en leeractiviteiten ING ontdekten. Op dit moment is Savant ook betrokken bij twee onboardingstrajecten; een global onboardingsprogramme voor Vanderlande en een onboardingstraject voor consultants van Effectory.

 

Hulp nodig of ideeën uitwisselen? Let me know!