Quick Reference Cards

Opdracht

Declareren, meestal geen favoriete bezigheid van de Nederlandse werknemer. Zo ook bij een grote verzekeringsmaatschappij. Medewerkers zagen door de bomen van de vele regeltjes en fiscale eisen het bos niet meer. Gevolg was dat veel declaraties op een verkeerde manier werden ingediend en dat alles weer opnieuw moest. Dat kost veel tijd én geld. Aan Savant de vraag of ze Quick Reference Cards kon maken, waarop de belangrijkste regels en fiscale eisen in één A4 samengevat staan.

Aanpak

Om in kaart te brengen wat nu de belangrijke informatie was, besloten we eerst met analytische blik het ‘bos te gaan verkennen’. We voerden niet alleen een documentanalyse uit, ook gingen we in gesprek met medewerkers. Een nuttige bezigheid, want hierna hadden we precies op een rijtje welke informatie overbodig was en welke informatie nodig was om fout ingediende declaraties te voorkomen.

Tenslotte volgde de uitdaging om alle informatie zo overzichtelijk een aantrekkelijk mogelijk op één A4 te krijgen. De gekleurde blokken, stroomschema’s en tabellen, visueel ondersteund met plaatjes en icoontjes, zorgden ervoor dat  de Quick Reference Cards goed leesbaar zijn en ook nog eens aantrekkelijk om naar te kijken.

Resultaat

Voordat de zogenaamde ‘QRC’s’ live zouden gaan, werd er een laatste check uitgevoerd. Dit werd gedaan door allerlei soorten medewerkers: mensen die veel declareren of juist weinig of mensen die de declaraties controleren. Zo verzekerde Savant zich er van dat deze oplossing ook echt in de praktijk toepasbaar zou zijn.  Een mooi resultaat in antwoord op een erg leuke en uitdagende klantvraag.